徐叶
摘要：加强档案信息化建设工作作为近年来档案事业发展的重要内容，是适应时代发展的必然选择，也是在信息时代提升档案服务水平的必经之路。当前，我国档案信息化建设与服务工作呈飞跃式发展：数字档案馆建设成效显著，档案信息化行业标准充实，为档案服务工作奠定了基础;但也存在档案在线服务能力薄弱、档案共享利用平台建设不足等问题。本文结合“互联网+政务服务”的时代背景，提出提升档案信息化建设及服务工作的新路径。
关键词：档案信息化;档案服务;档案信息化标准
一、引言
2020年6月20日，第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称新《档案法》），档案信息化建设作为新增内容列为第五章，对各级人民政府、档案馆、机关、企事业单位等主体均提出了档案信息化建设的新要求，涵盖了档案数字资源的保存与利用、电子档案管理信息系统建设、电子档案的效力、档案信息资源共享服务平台建设等内容。新《档案法》的修订为各级档案部门深入推进档案信息化建设提供了基本方向，同时也为档案工作者提高档案信息化素养、提升档案信息化建设履职能力提出了更高的要求。关于档案信息化建设，在全国档案事业发展规划中多次提及，2000年12月，《全国档案事业发展“十五”计划》中最早提出“加快推进档案信息化建设”的奋斗目标;现如今，国家正在制定“十四五”规划的关键时期，档案信息化建设也将作为重点内容列入档案事业发展规划。在国家加大力度推进“互联网+政务服务”的新形势下，加快档案信息化建设、提高档案服务水平将是全国未来很长一段时间内档案工作的重点。
二、档案信息化建设及服务工作现状
2002年，国家档案局印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，对档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设作出了明确规范与要求。近年来，基于《实施纲要》，各级各类档案馆积极投入到档案信息化建设与服务工作中。
（一）示范引领：数字档案馆建设成效显著
随着信息时代的发展，国家注重加强数字档案馆建设顶层设计。2006年，国家档案局发布了《档案事业发展“十一五”规划》，在总体目标和主要任务中均提及要推进“电子文件中心和数字档案馆”的建设;2011年，《档案事业发展“十二五”规划》发布，要“加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设”;2016年，《档案事业发展“十三五”规划》中，“持续推进数字档案馆建设”仍为全国档案工作主要任务之一，并明确提出“至2020年，全国地市级以上国家综合档案馆要全部建成数字档案馆”。此外，国家档案局还印发了《数字档案馆建设指南》《数字档案馆系统测试办法》《企业数字档案馆（室）建设指南》等系列标准规范，对各地区、各部门开展数字档案馆建设工作具有指导意义。2015年，青岛市数字档案馆顺利通过国家档案局测试，成为首家“全国示范数字档案馆”，以数字档案馆为基石，拓展档案信息馆际共享、社会共享等功能[1]，开创了电子文件归档、档案数字资源在线服务的典范;2017年、2018年、2019年，国家档案局分别批复6家[2]、4家[3]、7家[4] “全国示范数字档案馆”;2020年，郑州轻工业大学等4家单位被认定为“全国示范数字档案室” [5]。全国示范数字档案馆（室）的建设各具特色与优势，建立数字档案馆建设规划、建设高标准基础设施、注重档案数据系统开发与保护、大力推进档案数字化工作、突出档案资源特色、加强馆际合作等，为各地区开展数字档案馆建设拓展了新的方法和思路。截至2019年底，通过省级及以上档案行政管理部门认证的数字档案馆325个[6]。
（二）内容充实：档案信息化行业标准建设
随着档案信息化工作的开展，有关其建设内容、规范的相关标准逐渐增多。笔者通过检索国家档案局“档案标准库”中“行业标准”栏目，与档案信息化相关的标准共计16项，从行业标准内容来看，主要呈现以下几方面的特色：一是充分体现时代需求，如《政务服务事项电子文件归档规范》的制定实施，在“互联网+政务服务”背景下，为政务服务机构在全国一体化在线政务服务平台上办理政务服务事项过程中形成的电子文件的归档工作提供了标准规范;二是涵盖内容广泛，涵盖了纸质档案缩微数字一体化技术、纸质档案数字化、录音录像及照片类电子档案元数据、电子文件归档与长期保存、档案信息系统运行、档案移动平台建设等方面的内容，同时也反映了档案信息化工作所包含的丰富内容;三是適用性强，国家档案馆及各地区档案馆在制定标准过程中充分结合我国档案信息化工作发展状况开展创新，与相关专业机构开展合作，共同制定相关标准，以更好地满足社会发展的需求。
（三）网站建设：在线资源服务建设力度薄弱
建设档案信息网站、丰富在线档案信息资源是当前各地区档案馆加强档案信息化建设的重要途径。近两年，为加强档案网站科学建设与规范管理，国家档案局采用科学方法对全国副省级市以上档案网站开展年度评估工作，并形成了相关评估报告。2019年，国家档案局对49个副省级市以上档案网站进行科学评估，以资源服务、业务建设、网站设计为一级指标，其中“天津档案网”“北京市档案信息网”“福建档案信息网”综合排名位列前三。档案网站资源建设和在线利用服务是档案网站建设的重要内容，但目前我国档案网站建设中，资源服务建设能力参差不齐。天津档案网档案数字资源丰富，设立直接查看原文或预约功能，基本满足用户在线查档需求;许多较差的网站缺少在线查档功能，而且检索入口及检索条件仍需优化。此外，档案网站还存在现行文件服务质量差距大、网上展览内容和形式单调、在线预约查档不便捷、在线学习资源匮乏等问题[7]。
三、推进档案信息化建设与服务工作的路径
2018年7月31日，国务院印发《关于加快推进全国一体化在线政务服务平台建设的指导意见》，以全面实现全国政务服务“一网通办”为基本目标[8]。《意见》出台后，各地积极推进政务服务跨地区、跨部门协同办理。各级档案部门同样肩负着为社会公众提供档案服务“一网通办”的责任与目标，为实现这一目标，加快推进档案信息化建设、提供档案在线服务是必经之路。
（一）加强顶层设计，完善档案信息化规划与标准体系
当前，国家正面临制定“十四五”规划的重要时期。科学谋划档案事业“十四五”规划，确立“十四五”期间档案事业发展的方向与基本思路，将档案信息化建设纳入“十四五”规划中尤为重要。国家档案局前任局长李明华曾在全国档案工作暨表彰先进会议上就推出档案信息化建设专项规划、档案信息化作为重点工作做出了明确指示[9]。安徽省、浙江省、甘肃省等多地档案部门积极开展档案信息化工作调研，将其作为下一步工作的重点任务。为加强顶层设计，完善档案信息化规划与标准体系建设，应从以下几方面着手。一是将档案信息化建设纳入各级各类档案馆档案事业发展“十四五”规划中。在国家层面，根据国家档案信息化建设现状，制定国家档案信息化建设的实施方案，明确工作任务和目标，并逐级分配至各地区、各单位。在各地区层面，根据国家总体实施方案，制定符合自身工作发展实际的实施方案细则，确保档案信息化工作真正落地。二是统筹电子政务服务平台与档案信息系统间的“无缝衔接”。目前，由于管理系统间不兼容、各部门各自为政等原因，电子政务服务系统数据难以直接导入档案信息系统，“信息孤岛”现象严重。为此，应加强与政府部门的合作，采用系统间“无缝衔接”的方式，即通过系统改造等，达到两个系统之间数据交换标准统一的目的，最终使电子政务服务系统数据按照档案工作的相关标准导入档案信息系统中，实现数据共享的重要目标。三是完善标准体系建设。做好档案信息化建设工作，必须以统一的电子档案、电子文件归档标准规范为依托。在国家层面开展相关单位电子档案与电子文件单套制归档的试点工作，制定档案信息系统建设规范、电子档案移交接收操作规程等，为全国各地区开展档案信息系统建设、电子文件移交提供依据。
（二）推进纸质档案数字化、电子文件归档管理进程
随着信息时代的发展，纸质档案数字化工作已经成为许多档案机构近年来工作的重点。从国家层面来看，2019年全国各级馆藏档案数字化副本1407.8万GB[10]。虽然纸质档案数字化工作取得了显著进展，但与目前我国档案总体馆藏量相比仍存在很大差异，并且全国各地区档案数字化进展程度不一，许多地区还处于落后状态，与社会公众日益增长的档案需求相比，數字化工作仍显薄弱。在电子文件归档管理方面，存在电子文件归档认识不足、归档方法不科学、标准制度建设不健全等问题，严重影响电子文件归档的完整性与规范性。数字档案资源建设是档案信息化建设的重要内容，也是档案部门开展服务工作的基础，因此做好纸质档案数字化工作与电子文件归档工作尤为重要。一是构建科学的纸质档案数字化体系：数字化加工体系应具备流程化特点，数字化存储体系应适应不断更迭的软硬件环境，在数字化过程中充分保证档案信息的安全等。此外，应确保数字化工作的标准化和规范化;充分保证档案原件的安全性，防止在数字化工作中发生档案丢失等情况。二是推动电子文件的归档接收工作。2016年，国家档案局发布了《电子文件归档与电子档案管理规范》，对电子文件归档范围、收集与整理、编目、元数据归档格式、档号编制要求等做了明确规定。国家各级档案馆应按照此规范，向各机关单位明确收集范围与归档时间，确保各单位电子文件和电子档案移交进馆工作的顺利开展，为实现档案服务“一网通办”奠定坚实的基础。三是规范纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作，提升数字化质量。2019年12月，国家档案局发布了《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》，规定了档案 OCR 工作的质量要求，应在数字化工作中密切结合OCR工作，采取先进的技术手段，加强档案 OCR 工作的过程管理和质量控制[11]。
（三）建立合作机制，构建档案资源共享利用平台
2019年末，突如其来的新冠肺炎疫情也让档案工作者重新思考利用服务工作。2020年9月底，国务院印发《关于加快推进政务服务“跨省通办”的指导意见》，推出140项全国高频政务服务“跨省通办”事项清单[12]，为档案服务工作提出了新的要求。新形势背景下，如何让公众足不出户便可检索、查询、利用到自己所需的档案是档案服务工作的重点。长三角三省一市借助政务服务平台推出“一网通办”服务，档案部门也多措并举解决信息技术难题，建立了互联互通的档案服务平台，公众也可在线查询各类民生档案，如知青档案、婚姻登记档案、独生子女档案、再生育子女审批档案等等[13]，充分满足了三省一市社会公众的档案需求。2018年9月，上海建立了档案服务“一网受理、全市通办、全市共享”的新格局，构建了统一的查档服务标准以及数据结构标准，推进档案数据跨部门、跨区域共享[14]。2019年，国家档案局启动全国档案查询利用服务平台建设，以搭建尽可能多容纳各级综合档案馆的网络平台为近期目标，以实现全国范围内的一网查档为远期目标，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化的转型升级[15]。各级各类档案馆一是要建立合作机制，推进档案信息资源的互联互通，以建设“数据通”“平台通”“网络通”为目标[16]，打破各级各类档案馆信息交互壁垒的局面，解决目前档案馆藏存在的分散、碎片化的状态;二是要应充分借助信息技术，依托互联网渠道，利用档案信息网、远程便民查档终端、手机移动查档终端等，实现档案数据的在线利用，解决目前存在的档案网站中档案在线查询是摆设的尴尬局面。
参考文献：
[1]青岛市数字档案馆首家通过“全国示范数字档案馆”测试[EB/OL]. （2015-06-05）[2020-10-03].http：//www.qingdao.gov.cn/n172/n24624151/n24631595/n24631609/n24631637/150605161323585035.html.
[2]2017年国家档案局批复6家“全国示范数字档案馆[EB/OL].（2017-12-04）[2020-10-03].https：//www.saac.gov.cn/daj/daxxh/201712/d4b5744ec71e4dadb68554b6b8813900.shtml.
[3]2018年国家档案局批复4家“全国示范数字档案馆” [EB/OL].（2019-02-12）[2020-10-03].https：//www.saac.gov.cn/daj/daxxh/201902/ceb1ca6cb11c4ffeb66c56f644566423.shtml.
[4]2019年我国新增7家全国示范数字档案馆[EB/OL].（ 2019-12-23） [2020-10-03].http：//www.xinhuanet.com/2019-12/23/c_1125379339.htm.
[5]机关数字档案室建设取得新进展[EB/OL].（ 2020-05-22） [2020-10-03].https：//www.saac.gov.cn/daj/szda/202005/977ab71038e5458daf6bce77a027089e.shtml.
[6][10]2019年度全國档案行政管理部门和档案馆基本情况摘要（二）[EB/OL]. （ 2020-09-04） [2020-10-03].https：//www.saac.gov.cn/daj/zhdt/202009/23bee44fdf594f048619334774968c7d.shtml.
[7]2019年度我国副省级市以上档案网站建设评估报告（2020-07-13） [2020-10-03]. [EB/OL]. https：//www.saac.gov.cn/daj/daxxh/202007/2f9af1ad0e594dba9d4d82cc9c325028.shtml.
[8]国务院关于加快推进全国一体化在线政务服务平台建设的指导意见[EB/OL]. （2018-07-31） [2020-10-03]. http：//www.gov.cn/zhengce/content/2018-07/31/content_5310797.htm.
[9]苏向东.李明华：抓好顶层设计 科学规划“十四五”档案事业发展[EB/OL]. （2019-12-23） [2020-10-03].http：//news.china.com.cn/txt/2019-12/23/content_75542540.htm.
[10]丁德胜.《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》解读[J].中国档案，2020（02）：40-41.
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