黄金旺
基于协同理论的高校实验室资产管理内控制度优化
黄金旺
（广西民族大学电子信息学院，广西 南宁 530006）
我国高校实验室普遍存在资产管理意识淡薄、规范性不足、资产使用效率效能及共享率偏低、资产管理质量不高等问题，这些问题不仅弱化了实验室资产管理的执行力度和效率，而且阻碍了实验室资产的优化配置和治理能力的提升，严重影响实验室内涵建设效果。随着协同理论介入社会治理在理论和实践上的推进，协同理论在社会各层面的治理日益成为重要的研究领域。该理论所包含的主客体间协同性、管理规范性、目标效益性、共同行动、偶合结构和资源共享等手段，能有效推进社会治理的效果。基于此，借助于协同理论的视角，依托社会治理的政策框架，文章提出了高校实验室资产内控制度优化的思路和基本原则，并从内控制度建设内容、形式及过程三个方面提供了实现高校实验室资产管理的优化路径。
协同理论；
资产管理；
内部控制；
路径优化
健全的内部控制体系对实现国家治理体系和治理能力现代化有重要的推动作用，能有效促进全国行政事业单位的发展，高校实验室的发展离不开内控制度的建立健全。资产管理是实验室工作的重要组成部分，在学校内控制度实施下，实验室资产管理取得了可喜的成绩，但从实验室内涵建设需要来看，当前实验室资产管理仍存在管理意识淡薄、技术手段落后、规范性不足、管理质量不高尤其资产使用效率和共享率严重偏低、内控体系不健全等问题[1-4]，这些问题对资产管理工作来说都是存在的风险，严重影响和制约资产管理工作的开展。内部控制是因风险而产生，并对风险实施控制的一项全面的风险管理活动，是具有关注规章制度的具体执行过程及效果的特征，并帮助企业对风险进行识别、分析和应对，帮助组织实现目标的过程[5]。因此，对当前高校实验室资产管理内控制度重新审视，分析出现的问题及原因进而探究优化途径，以加强高校实验室资产管理水平和治理能力，对于促进资产管理工作有序、有效地开展，促进实验室内涵式建设发展具有重要现实意义。
高校实验室资产管理内控制度是指高校实验室通过制定相关流程和岗位职责进行设置、约束、控制、规范和评价，对实验室资产管理中的工作进行事前、事中和事后的监督和控制，以规范实验室资产管理工作，确保资产的安全性和完整性，规避其工作风险，促进有序、有效发展。高校实验室资产管理内控制度的主体是在高校实验室资产购置、管理、使用、销毁等实验室资产整个生命周期里相关的人员。主体来源具有多样性特点，造成其个体的自身条件、认知能力、自觉性必然不同，在高校实验室资产管理制度执行上不可避免地存在认知偏差，造成资产内控制度执行效果不同。高校实验室资产管理客体是在实验室资产管理工作中遇到的内外部因素总和，包括内外部环境、组织机构建设、各种控制手段及监督机制等。由于事物在产生及发展过程中存在不确定性和动态性，实验室资产管理内控制度在建设发展中具有可变特征。
1.1 高校实验室资产管理内控制度问题现实呈现及其原因
（1）主体方面。在高校实验室资产管理内控制度实施过程中，存在认识误区：认为内控制度就是一系列规章制度和表单，忽视了内控制度在于注重具体执行过程和效率效果及其动态属性[5]；
对风险管控认识片面，认为内控制度与风险管理是相互独立的两套系统；
认为高校实验室内控制度限制框架太多，影响其工作中主观能动性的发挥，限制了个体自由，办事效率低下，影响了正常工作的开展。例如，在实验耗材招标采购中，执行内部控制制度不坚决或变相执行，其内控制度明确要求在符合资质的供应商中随机选择并询价至少3家供应商提供报价，而在现实招标采购工作中，相关人员可能会先找一家符合资质的供应商，再让供应商另找2家供应商参与投标事宜，极易造成串标嫌疑，违规严重，对实验室建设与发展带来风险。究其主要原因，一方面是部分人员缺乏对高校实验室资产管理内控制度清晰认识，认为内控制度就是财务部门的事情；
另一方面是部分人员只顾眼前蝇头小利或不愿牺牲以往既得利益，故意不执行或变相执行，其职业素养有待提高。
（2）客体方面。内控制度的客体就是内控制度的实施对象，高校实验室资产管理内控制度的客体主要包括实验室资产以及围绕资产生命周期管理过程中的相关信息及其载体。在高校实验室资产管理内控制度实施中，从构成的主要要素来看，存在内部环境稍显松散、建设力度不足的问题。风险评估体系不完善，缺乏风险识别、评估及反馈具体措施，难以及时发现潜在风险；
信息沟通存在不通畅，控制手段简单。原因是学校为教学科研等关乎学校声誉方面投入不足。
（3）过程方面。高校实验室资产管理在实验设备、家具等资产处置时存在随意性，报废存在不经过审核、审批等流程就直接遗弃，以及无严谨的技术判定环节或鉴定流于形式的问题，缺乏对设备仪器的全面考量。在资产内控制度实施中虽设置了监督部门，但只是形式上的存在，很多是为了应付上级检查或文件要求而设置，难以实质性开展监督工作，即使开展了监督工作也不够深入，缺乏分类整改等具体措施，难以实现全面、全过程的内部监控体系。其原因在于领导层对内控制度的特性认识不足，内控制度建设除了要制定规章制度，更要注重规章制度的具体执行过程及效率效果；
同时内控制度建设是一个动态的、持续改进的过程，要根据事情发展中内外部环境的变化，即调整、修正内控体系。四个步骤闭环管理流程为：实施内部控制设计—内部控制实施与执行—内部控制检查督查及缺陷评估—内部控制缺陷修复机改进。
2.1 协同理论及其发展
协同理论又称协同学或协和学，由1970年德国著名物理学家哈肯提出，他认为：“协同理论是一门在普遍规律支配下的有序自组织集体行为的科学。”协同理论认为，各个子系统或各子系统内部各要素之间的相互作用决定整个系统的运行状态，各子系统之间或者各子系统内部要素之间的相互协同决定了系统的运行、更新、提升[6]。通过协同作用，系统对各要素进行新的构建与布局，能产生1＋1＞2的整体效应。随着对协同理论的深入研究，该理论研究范围也日趋宽广。协同理论的研究范式与资产管理的研究范式具有契合性，因此用协同理论来研究高校实验室资产管理的优化问题具有可行性。
2.2 实验室资产管理内控制度组成要素与协同理论相关性分析
按照COSO内部控制五要素法，内控制度由其内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五大要素组成。
（1）内部环境是内部控制建立的基础，是影响、制约高校实验室内部控制建立与执行各种内部因素的总称，是内控制度实施的根本条件。通过加强高校预算编制、实施动态化管理模式、健全人事管理手段及维护内审制度独立性与强制性等手段对实验室资产管理内部控制环境实施优化，不仅需要业务部门、财务部门、人事部门及审计部门的协调合作，还需要有共同价值追求且共同行动才能取得实效。
（2）风险评估是内部控制建立的起点，实验室资产管理中在设备预算、招标、采购等过程中面临风险，其风险识别、分析及应对均需要群策群力和共同行动才能取得实效。
（3）控制活动是内部控制建立的手段，控制活动要协调各部门，结合实验室资产管理实际情况并遵循成本效益原则，设计具有可操作性，尽量减少人为干预及主观因素的内控制度。
（4）信息与沟通是内部控制建立的载体，资产管理相关工作部门只有遵循管理规范性原则、协作配合且目标效益一致地推进资产管理工作，才能解决信息不对称与“信息孤岛”问题，实现资产共享。
（5）内部监督是内部控制建立的保证。资产管理工作的内控监督需要内部监督与外部监督相结合，这既是内控制度管理规范性的要求，也是实现实验室长远发展的需要。内审评价结果及相关问题跟踪管理和时刻监控，确保内控制度有效实施和执行。综上所述，内控制度的五要素与协同理论的特性息息相关，具有很强的关联性。
2.3 协同理论与实验室资产管理内控制度契合性分析
2.3.1 协同理论的普适性可以应用于高校实验室内控制度建设
一方面，协同理论认为系统在自我发展过程中，各子系统或各要素之间是相互联系和作用的，既存在竞争也相互合作，以达到最终目标。高校实验室资产管理内控制度建设的初衷是降低资产管理在发展过程的风险，优化配置资产、实现科学管理目标。另一方面，协同理论已应用到多学科领域及社会生活的各个方面，尤其在社会治理方面已经取得一定成效。高校实验室资产管理内控制度是社会治理领域的一个方面，在高校资产管理内控制度建设中引入协同理论，能推动高校实验室资产管理更好发展，同时也提供了新的思维模式和理论视角。
2.3.2 高校实验室资产管理内控制度的性质可以用协同理论范式进行分析
协同理论认为：协同现象存在各个系统中，由大量子系统构成，具有复杂性、开放性和非线性。
首先，高校实验室资产管理涉及资产使用部门、招标部门、财务部门、资产主管部门、监督部门及资产供应商。为规范多部门参与实施的工作流程，需要涉及多个方面，其内控制度必然具有复杂性特征。
其次，高校实验室资产管理工作既有与经济相关的工作内容，如预算编制、招标采购等经济活动，还有与管理相关的工作，如财务管理、资产管理、安全管理等，注定了其内控制度具有开放性的特点。
最后，由于实验室资产管理工作具有可变性、不确定性，实验室内控制度建设具有非线性和涨落性的特点。
3.1 高校实验室内控制度优化思路
高校实验室内控制度建设的目的：通过一项全面风险管理活动，促进高校实验室持续稳健运营，实现其工作目标。因此要结合当前社会发展宏观环境和高校实验室所处的微观环境，提出提高内控制度适应性的措施，着力解决执行力偏弱的问题；
加强文化环境建设，做好约束或控制，使内部监控贯穿内部控制的全过程，确保高校实验室内控制度顺利实施并最终实现协同效应。
3.2 高校实验室内控制度优化原则
第一，坚持目标统领原则。目标代表着事务发展方向，反映的是其追求理想和价值导向。高校实验室资产管理主要目标是优化资产配置、提高使用效益和资产共享能力。在实验室资产内控建设中，必须围绕人才培养、科学研究等高校的总价值目标，科学设定协同任务，彻底摒弃内控制度仅是纠错防弊、相互牵制的错误理念，只有形成合力的内控制度才能提升治理效能。第二，坚持问题导向原则。问题是实践的起点，也是创新的起点。对现行高校实验室资产管理内控制度建设进行全面规范确立、功能检视和体系建构等审视，既要聚焦以往出现的问题，还要聚焦新产生的问题，从问题上把脉问诊，科学有序地推动高校实验室内控制度建设的发展，加速实现高校实验室治理体系和治理能力的现代化。第三，坚持适应性原则。高校实验室资产管理内控制度应当与高校实验室的发展阶段、发展规模、管理水平等相适应，结合发展状况及时加以调整，使参与高校实验室资产工作的各部门、各岗位划分的工作范围、职能范围及其相应的权利和责任，做到有章可循、有据可依，通过各岗位、各部门协调配合实现内部控制。
根据前文论述的思路，结合协同理论具有推动系统朝着有序、稳定上升方向发展，实现1＋1＞2的效果特点，本文提出高校实验室内控制度优化方案从内控制度的内容、形式及运行三个方面开展优化工作。
4.1 资产管理内控制度内容优化
当前高校内控建设从财务管理角度出发由学校财务部门主导，未能结合业务部门工作实际制定实施，缺乏全局统筹性。因此，内控工作实施部门与业务部门有效沟通，建立一套既能体现风险导向，覆盖内控五要素，又能实现实验室资产管理的目标至关重要。首先，对实验室资产管理内控制度实施情况开展调研，查找现行内控制度在内容设计上的缺陷，协同学校与实验室资产管理工作相关职能部门及使用单位着力解决资产管理内控制度存在的不系统、不适用、不合理、不完整、不对接、不到位、不准确、不统一等问题[7]，保证内控制度完整性、科学化、合理化、规范性和系统性特征。其次，优化管理流程，流程具有内容最多、变化极快、工作量最大、可塑性最强的特点，能整合企事业单位的战略、人员和资源三个重要的管理要素，起到承担规范管理、提升效率的作用。一方面可以通过对高校实验室组织机构、管理体制、文化理论等方面创新，从管理层面进行根本性改造、优化。另一方面通过设立高校实验室流程委员会，设立流程专员岗位，全面梳理现行的资产管理内部控制，对陈旧的资产管理流程制度和流程指导文件进行校正，将制度内容以业务流程的形式表现出来，明确流程中各个节点的责任部门、责任人员，做到流程责任明确，具有参考性和权威性，避免形式主义；
同时加大对内控制度信息化建设的投入力度，将业务流程固化到信息系统之中，实现对业务流程的“硬约束”[8]，杜绝内控制度在实施中所谓的“灵活变通”等执行乱象。
4.2 资产管理内控制度形式优化
高校实验室资产管理内控制度首先要着力解决体系化问题，制定的资产管理内控制度具有覆盖实验室资产管理工作中的各种控制活动、各组织层级、各管理环节及其要素，做到全员、全过程、全方位的覆盖，体现系统化的工作方式。首先，加强对实验室资产管理人员实施内控制度全员定期培训和有关人员内控制度的宣传教育活动，坚实贯彻高校内控制度不能只停留在制定者和少数人员层面的知晓，更不能束之高阁，要求全体师生员工全面执行内控制度并落地落实。其次，要建立激励机制，实行严惩与重奖相结合，把内控制度的执行效果与单位、个人的年度考核、绩效考核挂钩。最后，内控制度是一项系统工程，是需要全员、全方位和全过程的管理活动，财务部门是内控制度制定、实施的一个重要部门，但不是唯一负责部门。一方面财务部门在制定高校内控制度时，要深入调研，反复征求相关人员、单位的意见，从不同角度考虑问题，尽量做到制度的制定切合实际，财务部门既要为高校各项控制活动提供支撑，也要在信息与沟通、内部监督等方面发挥作用。另一方面，实验室工作的业务部门要认真研究财务部门发来的有关内控制度征求意见稿，主动与财务部门沟通，将风险降低到工作中可接受的风险水平，使风险和效益处于平衡，注意各种规章制度的具体执行过程及效率效果，
4.3 资产管理内控制度运行优化
高校实验室资产管理内控制度得以良好运行需要良好的内控制度环境、完善的风险评估体系、有效灵活的控制手段和强大的内部监督力量的支持。一是建立领导带头执行制度，上行下效，维护内控制度的权威性。二是要建立完善制度执行的保障性制度，确保内控执行力管理制度不缺位。三是完善内控评价与监督机制。按照《行政事业单位内部控制报告管理制度》等文件要求，通过内控评价及时发现并解决潜在问题。强化内部监督与外部监督相结合的方式，结合内部监督评价结果及相关问题进行跟踪、监督，确保内控制度规范实施与执行。
高校实验室资产管理工作要以《行政事业性国有资产管理条例》为基本遵循，运用协同理论，不断完善内控制度、优化配置设备资产、加强制度建设，推动高校实验室资产管理的革新，实现对高校教学、科研等工作的强大保障力量。
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Optimization of Internal Control System of University Laboratory Asset Management Based on Synergy Theory
In China"s university laboratories, there are generally problems such as weak awareness of asset management, lack of standardization, low efficiency, efficiency and sharing rate of assets, and low quality of asset management. These problems not only weaken the implementation and efficiency of laboratory asset management, but also hinder the optimization of asset allocation and improvement of governance capacity of the laboratory, which seriously affect the effect of laboratory connotation construction. With the promotion of the theory and practice of collaboration theory in social governance, the governance of collaboration theory at all levels of society has increasingly become an important research field. The theory includes such means as coordination between subject and object, management standardization, target effectiveness, joint action, coupling structure and resource sharing, which can effectively promote the effect of social governance. Based on this, from the perspective of collaboration theory and relying on the policy framework of social governance, this paper puts forward the ideas and basic principles for the optimization of the internal control system of university laboratory assets, and provides the optimization path for the realization of university laboratory asset management from three aspects of the content, form and process of the construction of the internal control system.
synergy theory; asset management; internal control; path optimization
G48
A
1008-1151(2022)12-0172-03
2022-09-24
广西教育科学“十四五”规划2021年度广西教育基本建设研究专项课题“广西高校实验室内控制度研究”（2021ZJY2019）；
广西民族大学2020年实验技术创新与实验管理重点项目“专业认证背景下西部高等学校实验室管理路径研究”（2020MDSY008）。
黄金旺（1975－），男，广西民族大学电子信息学院经济师，从事实验设备管理、国有资产管理、内部控制研究工作。
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