加强档案管理的策略探讨

　　【摘要】档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范地管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，是加强档案信息资源开发利用工作的有效对策。
　　【关键词】档案；管理；科学定义
　　一、水利工程档案的特点
　　水利工程档案工作是水利科技档案工作的重要组成部分，是广大专业技术人员劳动的结晶。它产生于整个水利基础建设的全过程，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策招投标、施工、质检、监理、竣工验收，以及试运行等过程中形成，应当归档保存的文字、图纸、图标、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。
　　（一）水利工程建设产生的档案材料种类多，形式多样。如文字、图纸、声像等；且具有分散性，产生于多个部门、单位或个人；同时具有联系性，往往如设计变更、预算编制、变更审核等一系列产生的文字、图纸、声像材料，都是为了完整地说明一个事件，是围绕着水利建设这一专业活动先后形成的，是不可分割的。
　　（二）水利工程档案产生于整个水利基本建设全过程。是从项目提出、可行性研究、设计、招投标、施工、质检、监理、试运行到竣工验收等过程中形成的。故此其档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，必须将其纳入工程质量管理程序，并要与工程进度同步，确保完整性、准确性、系统性。
　　（三）水利工程档案作为工程建设活动的真实记录。产生的大量科技、施工、管理文件材料和图纸等各种类别、各种载体的档案材料，经过收集、整理、归档后将形成有价值的系统信息资源。它为本工程的运行、管理、维护及日后的改建、扩建提供依据，也为其它工程的建设提供重要参考价值。
　　二、对加强档案管理工作的建议
　　（一）提高科技档案工作的责任感和使命感。领导重视是档案规范化管理的关键。要让企业的领导者和决策者充分认识到企业科技档案是“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，是企业管理的重要组成部分，是一项需要人人参与的重要工作。要将档案工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。
　　（二）管理机制健全是做好科技档案管理的保证。要按照国家档案局新颁发执行的《企业档案工作规范》，结合水利企业档案工作的特点，制定并完善档案工作的各项规章制度，建立并贯彻落实部门立卷责任制，切实将档案工作的“三纳入” “四参加”“四同步”纳入企业各项工作流程，严格责任分工、规范过程管控、形成闭环管理。同时要建立档案管理机构负责制，企业所有部门参与的档案管理领导机构，形成专兼职档案员相互配合、上下联系，部门和档案室相互贯通、左右协调、纵横结合的档案工作网络。
　　（三）加强业务培训，提高档案管理人员综合素质。在档案管理现代化建设中，人是最关键的因素，水利档案管理人员除了掌握归档和水利专业的基本知识外，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报等相关学科知识，在档案管理工作中应具备积极主动的组织协调能力、观察和分析能力、处理业务水平的能力及应用现代手段的管理能力。所以企业必须将档案人员综合素质培养纳入单位人才培养计划，通过专业培训、继续再教育、进修学习等方式全面提高档案管理人员业务能力和知识水平。
　　（四）加强有效防控，确保网络档案信息安全。水利企业已建立了统一的企业信息系统平台，员工通过平台，可以不用到档案室就能随时查询档案资料，大大突破了时空限制。因此在方便电子档案信息查询的同时，加强电子档案的信息安全防控显得十分重要。第一，在工作中要实行内部局域网和一切外网的物理隔离，确保档案信息网络传输的安全。第二，登陆企业信息系统平台要设置使用权限和密码，超时自动断开。第三，非涉密计算机不能使用涉密移动存储介质。第四，计算机要安装“防火墙”及防病毒软件并及时更新。第五，电子档案库房环境要符合温度、湿度等相关标准，光盘档案、磁盘档案要放置于防磁柜当中，防止受磁场的干扰，电子档案出入库时要加强检验鉴定等等。
　　（五）加快提升檔案信息资源的开发利用水平。企业科技档案既要保管好，更要利用好，做好档案价值的开发利用工作，要善于多角度、深层次开发和集成，形成一批高质量的档案信息资源编研成果，主动为企业领导决策和企业发展提供档案信息服务，力争将档案资源转变为企业的竞争优势，转变为企业的现实生产力和现实财富。
　　三、结语
　　总之，提高水利企业档案管理成效对于企业的健康、稳定发展具有重要的意义。企业主管部门应该重视档案管理工作的重要性，在档案管理规范和原则的框架下，细化管理规范和岗位职责，充分提高每一个员工的岗位职能，为企业档案管理工作的发展打下坚实的基础。最后，要科学开展对每一个档案管理人员的考核评价工作，以积极的心态和视野激励每一个档案管理人员投身档案管理事业，充分发挥自身的主观能动性。
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